Notă privind Prelucrarea Datelor Personale, Acord Drepturi de Imagine și prevederi privind Securitatea și Sănătatea în Muncă și Protecția în Situații de Urgență la evenimentele organizate de către Fundația Pădurea de Mâine.

I. Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

Pentru organizarea activităților sale, Fundația Pădurea de Mâine colectează și prelucrează anumite date personale ale participanților (voluntarilor), fiind Operator de date cu caracter personal în sensul Regulamentului UE nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.

Mai jos am indicat care sunt datele pe care le prelucrăm efectiv, scopul și temeiul prelucrării acestora, durata prelucrării și care sunt drepturile persoanelor ale căror date le prelucrăm.

Datele personale prelucrate

Participarea voluntarilor la activitățile Fundației este posibilă doar prin înregistrarea acestora în mod corespunzător. În acest sens, colectăm următoarele date cu caracter personal: numele și prenumele, adresa (localitatea și județul de reședință), seria și numărul CI, numărul de telefon și adresa de email.

Pentru accesul la un eveniment organizat de către Fundația Pădurea de Mâine, participanții pot completa la intrare/sosire lista de participanți pusă la dispoziție de personalul Fundației care se ocupă de logistica evenimentului. Prin intermediul acestei liste, fiecare participant ne pune la dispoziție următoarele date personale: numele și prenumele, numărul de telefon, seria și numărul CI și semnătura.

De asemenea, activitățile noastre sunt filmate și fotografiate. Astfel, este posibil ca imaginea ta (și implicit a copiilor care te însoțesc) să apară în fotografii, imagini video sau materiale audio/video realizate în timpul evenimentului.

Scopurile prelucrării datelor personale

Colectăm și prelucrăm datele personale indicate mai sus în următoarele scopuri:

• Gestionarea evenimentului pe durata desfășurării acestuia prin menținerea evidenței participanților;
• Realizarea acțiunilor post-eveniment (transmitere informări, prezentări) în relație cu participanții și respectiv realizarea acțiunilor administrative interne de închidere a evenimentului.

Prelucrăm datele personale în baza temeiului nostru legitim de a organiza și derula astfel de activități și evenimente publice la care persoanele participă voluntar. De asemenea, este posibil să intrăm în posesia datelor de contact ale unor noi participanți (nume, prenume, adresă, adresă de email, număr de telefon) înainte de desfășurarea propriu-zisă a evenimentului. Folosim aceste date pentru a organiza baza de date a voluntarilor Fundației și pentru a transmite invitații la activitățile Fundației. Dacă invitația de participare la aceste evenimente este refuzată în mod expres, putem reține aceste date, pentru evenimente viitoare, numai în baza consimțământului exprimat de persoana în cauză.

Având în vedere că organizăm periodic acest tip de evenimente, alături de datele vechilor participanți, dorim să păstrăm și datele personale ale noilor participanți pentru o perioadă de 5 ani ulterioară evenimentului, pentru a putea să le transmitem invitații de participare pentru evenimente ulterioare. În acest scop, vă vom solicita acordul pentru reținerea acestor date pentru o perioadă suplimentară de 5 ani, la expirarea căreia fie vom reînnoi acordul, fie, în lipsa acestui acord, vom șterge datele tale pe care le deținem ținând cont de condițiile impuse de legislația în domeniul arhivării și nu le vom folosi în acest scop.

De asemenea, este posibil ca, pentru a promova un alt eveniment al Fundației Pădurea de Mâine sau pentru a promova în general activitatea Fundației, să utilizăm fotografiile, imaginile video și/sau materialele audio surprinse în timpul unui eveniment organizat de aceasta. În situația în care persoana apare în prim plan în aceste imagini video, materiale audio sau fotografii, dacă decidem să folosim aceste imagini în scop de promovare, consimțământul participantului este asigurat prin semnarea listei de prezență a evenimentului la care participă sau/și a acestei note.

Nu folosim datele personale puse la dispoziția Fundației Pădurea de Mâine de către participanți în alte scopuri decât cele menționate mai sus.

Precizăm că nu ai nicio obligație legală sau contractuală de a ne pune la dispoziție datele tale personale pentru scopurile specificate mai sus și ai dreptul de a refuza prelucrarea lor de către Fundația Pădurea de Mâine în aceste scopuri. În situația în care nu dorești să ne dai acordul pentru folosirea datelor tale personale în unul sau mai multe din scopurile indicate în acest document, nu vom utiliza datele tale personale în acest(e) scopuri, cu precizarea că în această situație nu vom putea asigura participarea ta la evenimentul organizat de către Fundația Pădurea de Mâine.

Durata prelucrării. Datele personale sunt prelucrate pe durata evenimentului și apoi sunt arhivate în dosarul fizic și electronic al acestuia, conform legislației naționale privind arhivarea și/sau prescripția fiscală. În situația în care ți-am solicitat consimțământul pentru păstrarea datelor tale și/sau imaginile tale foto/video/audio după finalizarea evenimentului la care ai participat și ni l-ai acordat, reținem și prelucrăm aceste date pentru o perioadă de 5 ani de la data acordării consimțământului.

Locația în care sunt păstrate datele personale. Datele personale astfel colectate sunt păstrate la sediul Fundației Pădurea de Mâine în dosarul fizic și electronic al evenimentului la care au acces numai angajații și partenerii Fundației implicați în organizarea evenimentului, precum și partenerii Fundației care prestează servicii de comunicare (Tintagel SRL, CUI 42937570) sau financiar-contabile (EXPERT AVI CONSULTING SRL, CUI 18209027). Datele disponibile în format electronic sunt stocate pe serverul propriu aflat la sediul din București al Fundației Pădurea de Mâine.

Transferul datelor personale către terțe părți. Nu transferăm datele personale puse la dispoziție de către participanți către terțe părți. Este posibil să fie nevoie să transferăm aceste date către instituții abilitate ale statului român în scop de control, inspecție, sau în cazul în care suntem implicați în anumite litigii care au legătură cu evenimentul la care ați participat (de exemplu la solicitarea unei instanțe administrative sau judecătorești). În aceste cazuri, transferăm aceste date în baza obligațiilor legale care ne revin sau pentru a ne apăra interesul nostru legitim (în instanță).

Asigurarea securității datelor tale personale. Pentru noi, securitatea datelor tale personale este foarte importantă. Am implementat politici și proceduri pentru a ne asigura că datele tale nu sunt pierdute, distruse accidental, alterate, folosite în alte scopuri decât cele precizate mai sus, divulgate către terțe părți sau accesate de către angajați, parteneri sau voluntari ai noștri care nu au acest drept în exercitarea sarcinilor de lucru.

Toți angajații, partenerii și voluntarii Fundației care folosesc datele personale pentru organizarea activităților au semnat acorduri de confidențialitate specifice privind protecția acestor date, iar Fundația Pădurea de Mâine a implementat o serie de măsuri tehnice, fizice și organizatorice de securitate pentru a asigura confidențialitatea și disponibilitatea datelor personale puse la dispoziție de către participanți.

Drepturile tale. În calitate de subiect al datelor personale pe care le deținem despre tine ai o serie de drepturi cu privire la acestea. Aceste drepturi sunt următoarele:

• Dreptul de a fi informat. Această notă privind prelucrarea datelor cu caracter personal conține informațiile pe care ai dreptul să le cunoști.
• Dreptul de acces la date. Te rugăm să ne contactezi în scris, la punctul de contact indicat mai sus în cadrul acestui document, dacă dorești confirmarea prelucrării datelor tale personale și acces la acestea. Accesul la datele personale pe care ni le-ai pus la dispoziție este gratuit. Îți vom furniza aceste informații în cel mult 30 zile de la data la care ai transmis o astfel de solicitare scrisă către noi, în condițiile în care cererea ta este fondată și nu este excesivă.
• Dreptul la rectificarea datelor. Te rugăm să ne informezi în scris cu privire la orice dată personală pe care dorești să o rectifici/actualizezi și vom da curs cererii tale în cel mult 30 zile de la data la care ai transmis o astfel de solicitare scrisă către noi.
• Dreptul la ștergerea datelor. În anumite condiții, îți poți exercita dreptul de ștergere a datelor tale personale pe care ni le-ai pus la dispoziție (de exemplu dacă aceste date nu mai sunt necesare în relație cu scopul pentru care au fost colectate sau îți retragi consimțământul asupra prelucrării datelor, dacă ne-a fost furnizat un astfel de consimțământ).
• Dreptul la restricționarea prelucrării datelor. Ne poți indica că putem să reținem datele tale dar că nu dorești să le prelucrăm în continuare, inclusiv să nu mai transmitem comunicări către tine, de orice tip.
• Dreptul la portabilitatea datelor. În situația în care ne soliciți acces la datele tale, vom face tot posibilul pentru a ți le transmite într-un format portabil.
• Dreptul la opoziție cu privire la prelucrarea datelor. Dacă dorești, vom opri prelucrarea datelor tale în orice moment, în mod gratuit și fără nicio justificare, pentru situațiile în care prelucrarea se face în temeiul consimțământului și interesului legitim al persoanei vizate este superior interesului nostru legitim.
• Dreptul de a nu fi subiectul unor procese decizionale automate, inclusiv al profilării de acest tip. Nu utilizăm un sistem automat de luare a deciziilor în cadrul alegerii participanților la evenimentele organizate de Fundația Pădurea de Mâine.

Contactare persoana responsabilă cu prelucrarea datelor personale

Prelucrăm datele personale în conformitate cu prevederile legale și cu Politica proprie de prelucrare a datelor personale.

Pentru orice clarificare privind politica Fundației Pădurea de Mâine de prelucrare a datelor cu caracter personal, respectiv pentru exercitarea drepturilor tale specifice în relație cu datele personale pe care ni le pui la dispoziție, așa cum acestea sunt indicate în acest document, ne poți contacta la următoarele:

Fizic: Strada D.I. Mendeleev 5, etaj 1, biroul 2, sector 1, București
Telefonic: +40 744 373 371
Email: contact@padureademaine.ro

Plângeri

Dacă consideri că organizația noastră nu a respectat drepturile tale cu privire la prelucrarea datelor tale personale, ai posibilitatea de a înainta o plângere în acest sens către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. Poți obține informații privind modalitatea de depunere a unei astfel de plângeri accesând site-ul autorității (www.dataprotection.ro) secțiunea „Plângeri și Sesizări”.

II. Acord Drepturi de Imagine

Prin completarea și semnarea tabelului de participare la un eveniment organizat de Fundația Pădurea de Mâine, participanții se declară de acord cu fotografierea/filmarea lor de către reprezentanții Fundației și cu cedarea cu titlu gratuit a dreptului de autor și dreptului de folosință asupra fotografiilor/filmărilor rezultate către Fundația Pădurea de Mâine. De asemenea, părinții (tutorii sau alți reprezentanți legali, după caz), se declară de acord cu fotografierea/filmarea minorilor care îi însoțesc.

Scopul fotografierii/filmării este exclusiv acela de a promova activitățile Fundației și nu are un caracter comercial.

Acordul exprimat în condițiile de mai sus poate fi retras oricând de persoanele vizate, printr-o solicitare adresată la adresele de mai sus.

III. Securitatea și Sănătatea în Muncă și Protecția în Situații de Urgență

Tratamentul medical. Voluntarul, prin prezenta, eliberează Fundația Pădurea de Mâine de la orice revendicare de orice fel care apare sau ar putea să apară în viitor din cauza acordării primului ajutor, tratament sau serviciu medical în legătură cu activitățile efectuate de Voluntar cu Fundația Pădurea de Mâine sau în legătură cu decizia oricărui reprezentant sau agent al Fundația Pădurea de Mâine de exercitare a puterii de a consimți cu privire la tratamentul medical sau dentar în măsura în care această putere poate fi acordată și autorizată.

Asumarea riscului. Voluntarul înțelege că activitățile pot să includă sarcini ce pot fi periculoase, luând în calcul vârsta, experiența și cunoștințele în domeniu. Voluntarul, prin aceasta, își asumă în mod expres și irevocabil riscul de rănire sau vătămare în cadrul activităților efectuate și eliberează Fundația Pădurea de Mâine de orice răspundere în caz de vătămare corporală, boală, deces sau distrugere a proprietății cauzate de efectuarea activităților.

Asigurare. Voluntarul înțelege, cu excepția cazului în care s-a convenit altfel în scris de către Fundația Pădurea de Mâine, că Fundația Pădurea de Mâine nu suportă asigurarea de sănătate, medicală sau de invaliditate pentru nici un Voluntar. Este recomandabil ca fiecare Voluntar să aibă propria asigurare medicală sau de sănătate.

Informare cu privire la protecția muncii în activitatea de plantare:

Scop: Prevederile prezentei instrucțiuni au ca scop eliminarea și/sau diminuarea riscurilor de accidentare și îmbolnăvire specifice activităților de plantare pomi, atât în zone rezidențiale cât și pe diverse suprafețe aflate în zone de câmpie, deal sau munte.

Mijloace de muncă utilizate

În cadrul activităților de plantare de pomi, voluntarii pot folosi unelte de mână precum: lopeți, cazmale, greble, sape, burghie pentru pământ, mijloace manuale de cărat diverse materiale: roabe, lize, tărgi etc, precum și mijloace mecanizate.

Riscuri asociate activităților

• Executare defectuoasă de operații (nesincronizări, omitere, operații neprevăzute în sarcina de muncă);
• Utilizarea necorespunzătoare / neutilizarea mijloacelor de protecție;
• Lipsă semnalizare de securitate;
• Manipulare defectuoasă (de obiecte, unelte, scule, materiale etc.);
• Cădere de la același nivel (împiedicare, alunecare, dezechilibrare);
• Cădere de la înălțime. Cădere în râpe, gropi;
• Lovire, strivire de către utilajele aflate în mișcare;
• Suprafețe periculoase: tăietoare, înțepătoare, alunecoase;
• Accidentări cauzate de căderea unor obiecte și unelte;
• Electrocutare indirectă – Defecțiuni instalații electrice și împământări;
• Afecțiuni dorso-lombare cauzate de manipularea manuală a maselor;
• Solicitare fizică (poziții de lucru forțate, manipulare mase);
• Inhalare de pulberi (praf);
• Agresiune animală: câini, animale sălbatice, insecte, șerpi;
• Iluminatul general și iluminatul local insuficient, lumina pulsatorie, reflexii, contraste exagerate, lumină naturală în exces;
• Vreme nefavorabilă. Temperaturi extreme (vara foarte cald). Expunere îndelungată la radiații solare;
• Zgomot (cauzat de unele aparate, echipamente, utilaje zgomotoase, efectelor sonore externe, zgomotului stradal, traficului rutier din vecinătate);
• Stres cauzat de organizarea inadecvată a muncii sau repartizarea necorespunzătoare a sarcinilor de muncă, conflicte la locul de muncă, reacții inadecvate în condiții periculoase;
• Accident rutier cauzat de activitățile în trafic sau în timpul deplasării la locul unde se plantează pomi;
• Lovire, accidentare de către utilajele folosite în cadrul activităților de plantare a pomilor sau aflate la alte lucrări în zonă;
• Riscuri cauzate de faptul că nu este utilizat echipamentul individual de protecție (EIP) corespunzător activităților desfășurate.

Măsuri de prevenire și protecție

Echipament

• Utilizarea echipamentelor nu trebuie să prezinte riscuri pentru voluntari;
• Se vor lua măsuri de îndepărtare a materialelor care pot duce la împiedicări sau alunecări de pe căile de acces;
• Se vor folosi roabe, cărucioare, lize pentru deplasarea materialelor grele;
• Pentru materialele ușoare dar cu volum mare se va avea în vedere poziționarea în așa fel încât să poată fi văzută calea de acces pentru a se evita împiedicarea (se recomandă să participe cel puțin 2 persoane);
• Organizarea activităților trebuie să aibă în vedere alternarea perioadelor de muncă cu pauze în care să se poată reface capacitatea de efort a voluntarilor;
• Se vor verifica zonele alocate activităților astfel încât să nu existe gropi, goluri tehnologice, șanțuri, denivelări, obstacole sau zone alunecoase în perimetrul în care se va lucra. Dacă acestea există, se vor proteja și semnaliza corespunzător;
• Toți cei care vor folosi unelte și scule trebuie să cunoască riscurile la care se expun, să poarte echipamente de protecție specifice (mănuși);
• Se va verifica dacă în apropiere circulă mașini care pot să îi lovească pe oameni și dacă există acest pericol se va semnaliza zona cu benzi avertizoare;
• Se vor instrui voluntarii să nu se deplaseze sau să staționeze în zonele periculoase care nu pot fi delimitate și asigurate;
• Trebuie dotați voluntarii cu veste avertizoare ca să fie vizibili și să nu stea în zonele unde nu sunt văzuți de cei care le conduc;
• Se vor instrui voluntarii cu privire la manipularea greutăților. Astfel se vor ridica numai greutăți corespunzătoare forței fizice a fiecăruia. Dacă o persoană simte că o greutate este prea mare va solicita ajutor. Greutatea se apuca de jos prin flexarea genunchilor, se apucă cu ambele mâini și se ridică ținându-se aproape de corp. Nu se apleacă din coloana vertebrală;
• Nu se vor manipula niciodată obiecte prin aruncare;
• Se vor purta mănuși de protecție astfel încât să nu apară zgârieturi sau înțepături cauzate de suprafețele rugoase sau înțepătoare și încălțăminte care sa protejeze picioarele de eventuale lovituri (în cazul în care cad materiale pe picioare) sau înțepături;
• Se vor lua măsuri să fie instruiți asupra măsurilor de prim ajutor obligatoriu, vor fi informați asupra zonei unde sunt cei care pot acorda primul ajutor, pentru situații de urgență și modul de acțiune.

Mediul de muncă

• Mediul de muncă trebuie să fie sigur astfel încât voluntarii să nu sufere vreo vătămare;
• Se vor evita activitățile pe timp de seară sau noapte în zone din afara localităților;
• Se vor evita activitățile pe vreme rea în zonele din afara localităților;
• Terenul pe care se plantează pomi trebuie să fie sigur, să nu existe riscul unor alunecări de teren, revărsări de ape, inundații, prăbușiri de stânci etc.
• Pe timp de vară se vor evita perioadele caniculare pentru lucrul în aer liber.

Mijloacele de muncă

• Mijloacele de muncă folosite de voluntari în activitățile lor, trebuie să fie sigure, omologate, în bună stare de funcționare, fără defecțiuni și improvizații si cu verifică- rile și autorizările (unde este cazul) la zi.
• Voluntarii trebuie să fie instruiți asupra modului corect de utilizare a mijloacelor de muncă.
• Se interzice utilizarea mijloacelor de muncă ce necesită o anumită calificare și/sau autorizare de către voluntari, dacă aceștia nu fac dovada că dețin acea calificare și/ sau autorizare.

Organizarea activității

• Toate activitățile voluntarilor vor fi organizate astfel încât să se țină cont de pregătirea, calificarea și abilitățile fizice ale voluntarilor.
• Înainte de începerea activității de plantare a pomilor, se va verifica terenul și împrejurimile și doar dacă nu există riscuri de vătămare a oamenilor se va per- mite accesul voluntarilor în perimetru și desfășurarea activității de plantare a pomilor.
• Voluntarii vor fi permanent supravegheați în activitățile lor de către persoane competente.
• Se interzice efectuarea de sarcini pentru care voluntarii nu sunt calificați, autorizați, instruiți sau care depășesc capacitățile și abilitățile lor fizice și/sau psihice.
• Se interzice acceptarea voluntarilor la activități dacă aceștia prezintă stări de boală, oboseală/epuizare fizică și /sau psihică sau se află sub influența băuturilor alcoolice, a medicamentelor, a drogurilor sau a substanțelor halucinogene.
• Se interzic jocurile, glumele, hărțuirile între voluntari în timpul activităților de plantare a pomilor.
• Voluntarii trebuie să fie dotați cu EIP corespunzător și să aibă la dispoziție truse de prim ajutor și mijloace de stingere a incendiilor.

Atenționări speciale

• În cazul apariției unor defecțiuni, nu interveniți niciodată asupra echipamentului de la postul de lucru. Semnalizați respectiva problemă persoanelor responsabile cu siguranța sau conducătorului grupului.
• Nu executați lucrări care depășesc competențele dumneavoastră sau capacitățile fizice.
• Orice eveniment trebuie adus la cunoștință superiorilor ierarhici.